Hallo!

 

Zomaar een vraag. Ik had het er laatst over dat bedrijven geen facturen mogen verwijderen onder het vergeetrecht, omdat ze verplicht zijn die te bewaren voor de belastingdienst.

Je kan dus niet aan een bedrijf vragen om even al jou facturen weg te doen. (Tenzij ze oud genoeg zouden zijn voor bewaartermijn.) 

 

Maar is dat eigenlijk wel zo?

Je bent niet verplicht te factureren aan particulieren. Het is wel zo handig, maar er bestaat geen wettelijke verplichting om het te doen.

Ik ben er altijd vanuit gegaan dat als je ze wél uitschrijft: dan moeten ze bewaard blijven ook. Gezien ze niet verplicht zijn om uit te schrijven aan particulieren, zou een particulier echter wellicht kunnen aanvoeren dat jou besluit om ze toch uit te schrijven in hun nadeel in? En dus dat je daardoor geen *noodzaak* had om die gegevens in de eerste plaats al te genereren. (Of dat stand houdt in een zaak is een ander verhaal hoor. :)) 

 

Ik bedoel, ik heb al gekkere claims gezien onder de AVG (lang niet allemaal terecht) en was benieuwd of men juridisch gezien een claim zouden kunnen hebben op de GDPR en dat je toch verplicht zou zijn om de facturen te dumpen. :P Ik denk van niet, maar misschien heb ik het verkeerd gedacht.

8 uur geleden, CLabs zei:

Hallo!

 

Zomaar een vraag. Ik had het er laatst over dat bedrijven geen facturen mogen verwijderen onder het vergeetrecht, omdat ze verplicht zijn die te bewaren voor de belastingdienst.

Je kan dus niet aan een bedrijf vragen om even al jou facturen weg te doen. (Tenzij ze oud genoeg zouden zijn voor bewaartermijn.) 

 

Maar is dat eigenlijk wel zo?

Je bent niet verplicht te factureren aan particulieren. Het is wel zo handig, maar er bestaat geen wettelijke verplichting om het te doen.

Ja, dat is zo. Je hebt een bewaarplicht, dus als je eenmaal die factuur uitgeschreven hebt, dan mag je die niet binnen de bewaartermijn verwijderen, op grond van de fiscale regelgeving. En zelfs al zou je dat mogen doen, zou het niet uitmaken, want ook de verdere correspondentie met de klant, waarin de klantgegevens staan, behoren tot je administratie en moeten dus bewaard blijven. 

Ik verkoop machines. Die gaan veel langer dan 10 jaar mee, ik denk misschien wel 25 jaar. Als er iets teruggeroepen moet worden tijdens de levensduur door een veiligheidsfout, bijvoorbeeld zoals bij de Stint gebeurd is, moet ik de eigenaren kunnen achterhalen. Daarbij is de factuur bewaren onmisbaar.

Vergeetrecht op zaken die je wettelijk moet bewaren mag je altijd afwijzen. Die bedoelde bewaartermijn is 7 kalenderjaren.

 

Als je gegevens langer bewaart moet je kunnen motiveren waarom je die langer bewaard: bijvoorbeeld zoals Herman aangeeft voor je Zorgplicht als leverancier.

En waarom ze noodzakelijk zijn. Een factuur bevat mogelijk veel meer gegevens als benodigd voor de bedoelde zorgplicht en dan zou je maar een subset moeten bewaren.