Archieven, iedereeen kent het probleem

 

Naast het digitale geweld met alle steeds betere informatiesystemen bewaren we met z'n allen nog steeds veel papier, mappen / ordners enz. Veel ondernemers kennen het probleem dat je in een eigen (bedrijfs)archief lastig vindt wat je zoekt. De eerste paar maanden / jaren gaat nog wel, maar daarna. Die klant van voorjaar 1996....wat deden we voor hun ook alweer.

 

Via een managementsecretaresse kreeg ik de volgende tip:

Begin met een simpel spreadsheet (excel), met in de rijen of kolommen: Doosnummer - Code - (project)Naam - Jaartal - (aanvullen met categorieën naar wens) De vellen of tabbladen uit de spreadsheet kun je uitprinten (etiketvellen) en op de doos plakken.

 

Wat is er voor nieuws onder de zon? Excel heeft een prima zoek functie Ctrl-F, in plaats van talloze mappen doorspitten typ je in je eigen gemaakte document in wat je zoekt (of welke naam, etc.) je ziet dan snel in welke doos dat document in zit. Door dat bestand goed op orde te houden, kun je zels in de meest uitgebreide archieven snel vinden wat je zoekt. Zoals ieder systeem vraagt het discipline, het gaat niet vanzelf. Het praktische zoeken wordt er wel door versneld.

 

Bijkomend voordeel: lang niet elk project of klant heeft dezelfde omvang, in aantallen mappen, ordners etc. Door de spreadsheet nauwkeurig bij te houden hoeven de dozen niet of alfabet en kunnen er meerdere ordners bij elkaar. Zolang de koppeling welk project in welke doos zit maar goed bijgehouden wordt kun je altijd terugvinden wat je zoekt.

Een andere tip.

 

Als je hangmappen gebruikt, in zo'n mappen boy, plak dan voor ieder jaar een ander gekleurd stikkertje op de mappen die je opent of nieuw aanmaakt. Of gebruik gekleurde mappen.

 

Zo kun je eind van het jaar heel snel zien, welke mappen je direct bij het oud papier kunt storten 8)

 

Perry